Entreposage de documents hors site

Entreposage sécurisé et conforme des documents

Vos documents et vos dossiers sont en sécurité dès que vous nous les confiez. Nos centres d'archives et notre système de gestion de l'information sont les plus avancés, les plus souples et les plus adaptables du secteur. Nos services d'entreposage de documents à la fine pointe de la technologie sont conçus pour offrir des solutions complètes en matière de sécurité et d'entreposage de l’information tout en réduisant à la fois les coûts et les risques inhérents à la gestion des documents.

Nos installations sont spécialement configurées pour une sécurité maximale avec accès limité par zone. Ces installations sont sécuritaires, surveillées 24heures sur 24, 7jours sur 7, équipées de commandes d’extinction d’incendie, de systèmes anti-intrusion élaborés et de génératrices de secours afin de garantir la sécurité permanente et constante de tous vos documents précieux. Associés à notre système de prévention et de récupération en cas de sinistre, à la pointe du secteur, tous ces éléments garantissent la sécurité de vos informations.
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Chaque employé de RecordXpress s’engage à assurer la sécurité de vos renseignements. Tous nos employés sont soigneusement interviewés, leurs antécédents sont vérifiés et ils sont contrôlés afin de garantir une sécurité totale dans l'entreposage et le traitement de vos informations. Grâce à des outils comme la vérification des comptes à étapes multiples et les restrictions d’accès aux comptes sécurisés, nous pouvons fièrement déclarer que nous présentons un bilan de zéro incident de vol d’information, d’usurpation d’identité ou de manipulation inappropriée de documents depuis que nous sommes en activité.

Nous maintenons nos activités d'entreposage de documents au Canada. Notre entreprise est au Canada, et nos données sur les clients restent au Canada. Maintenir nos serveurs en sol canadien affirme notre engagement à l’égard des données de nos clients. Qu’il s’agisse d’informations gouvernementales de niveau protégé ou de métadonnées relatives à un nouveau contact commercial, toutes les données de nos clients sont conservées à l’intérieur des frontières canadiennes, dans des parcs de serveurs à triple miroir pour la redondance à l’échelle du pays.

Pourquoi utiliser l'entreposage de documents hors site?

L'entreposage sécuritaire des dossiers d’entreprise est essentiel pour protéger vos clients, vos fournisseurs et vos employés contre l’usurpation d’identité et pour protéger votre entreprise contre l’espionnage.

Entreposer des boîtes dans les couloirs ou des dossiers sur des étagères ouvertes n’est pas seulement dangereux, c’est aussi un gaspillage d’espace précieux sans compter que cela peut donner l’impression dommageable que l’organisation est désorganisée.

La sous-traitance de la gestion des documents empêche directement les personnes non autorisées de consulter vos documents. De ce fait, vos renseignements importants demeurent confidentiels et protégés. Lorsque vous choisissez de sous-traiter la gestion des documents, tous les documents font l’objet d’une chaîne de possession sécurisée, de la collecte à la destruction à la fin de leur cycle de vie, en passant par l'entreposage.

Le processus d'entreposage des documents hors site comprend un système de suivi complet qui élimine la nécessité pour votre organisation de consacrer du temps au classement.

En collaborant avec une entreprise de gestion des documents et de l’information hors site comme RecordXpress, vous avez la certitude que vos documents sont en sécurité tout en conservant l’accès à ceux-ci en temps opportun.

Services de gestion des documents

RecordXpress prend le plus grand soin pour s’adapter à vos besoins et protéger vos précieux renseignements. Nous commençons par collaborer avec vous pour déterminer vos exigences en matière de conformité, vos besoins opérationnels et vos politiques actuelles en matière de conservation des documents. À partir de là, nous élaborons une solution sur mesure qui répond aux besoins particuliers de votre entreprise.

Nos services de gestion de documents entrent habituellement dans l’une des deux catégories suivantes: Gestion active des dossiers ou entreposage de boîtes. Quel que soit le service choisi par le client, le processus commence lorsque l’un de nos représentants du service à la clientèle (RSC) se rend chez le client pour récupérer et cataloguer le matériel. Les boîtes et les dossiers reçoivent des autocollants à code-barre qui renvoient à un système de numérotation. Le RSC est muni d’un lecteur portatif et balaye le matériel chez le client lors de la récupération. Avant de quitter le site, le RSC remet au client un reçu imprimé détaillé.

Le RSC transporte le matériel du client dans un véhicule sécurisé jusqu’au centre de RecordXpress. À son arrivée, le RSC balaye de nouveau le matériel, en vérifiant que tous les documents et toutes les boîtes ont été reçus. Un associé de RecordXpress traite ensuite les documents, au moyen d’une technologie de codes-barres de pointe pour maintenir la chaîne de possession en assurant une surveillance étroite du matériel à partir du moment où il quitte les locaux du client jusqu’à son arrivée et son entreposage au centre de RecordXpress. Chaque étape a un code distinct que le client peut surveiller en ligne grâce à TotalRecall, notre technologie de gestion des documents efficace et conviviale.

Des services de livraison pratiques et un accès en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à vos documents

RecordXpress offre des services de livraison et de ramassage souples et pratiques qui répondent à vos besoins. Grâce à Total Recall, nous vous offrons un accès en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à vos documents avec les meilleurs logiciels de gestion des documents et de l’information du marché.

Il suffit d’ouvrir une session, et d’exécuter les tâches que vous souhaitez accomplir. Cette plateforme en ligne à la fine pointe de la technologie offre de puissantes capacités de recherche qui vous permet de gérer facilement vos documents en tout temps au niveau des boîtes, des fichiers ou des documents, par un accès Web sécurisé.

Grâce à des services de livraison pratiques, vos documents sont toujours à votre portée, n’importe quel jour, n’importe quand, 365 jours par année :

Livraison standard
Commande avant 16 h pour livraison le jour suivant avant 17 h.

Livraison demi-journée*
Commande avant 16 h pour la livraison le jour suivant avant midi. Les commandes passées avant 11 h sont livrées au plus tard à 17 h le jour même.
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Livraison urgente*
‍Livraison dans les 2 à 3 heures suivant la réception de la commande.

Livraison après les heures de travail*
Offerte entre 16 h et 9 h pour une livraison dans les quatre heures. Le service est également offert les week-ends et les jours fériés.

*Le lieu de livraison doit se trouver à moins de 20 km du centre RecordXpress.
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