Déchiquetage certifié de documents

Les entreprises et les particuliers créent quotidiennement des documents contenant des renseignements privés ou confidentiels. Les institutions législatives canadiennes de tous les niveaux rédigent et mettent à jour des lois qui réglementent les pratiques de gestion de l’information afin de protéger les particuliers et les entreprises, p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée(LAIPVP). Nous savons que la gestion conforme des renseignements privés et confidentiels est manifestement une stratégie gagnante pour les entreprises et leurs clients.

Notre service de déchiquetage sécurisé certifié AAA NAID garantit la conformité juridique et la confidentialité de tous vos renseignements. Vous pouvez nous faire confiance: une fois vos documents détruits, nous délivrons une attestation de destruction pour vous informer que vos documents ont été correctement détruits selon les spécifications AAA NAID.

Pour vous faciliter la tâche, nous offrons des services de déchiquetage à horaire fixe et ponctuel. Chez RecordXpress, la souplesse extrême, les services adaptables et la sécurité certifiée sont nos garanties quotidiennes.

Pourquoi utiliser un service de déchiquetage de documents?

La destruction sécuritaire de vos renseignements commerciaux est aussi importante que leur conservation pendant leur utilisation.

Les déchiqueteuses de bureau internes ne peuvent pas traiter de grands volumes ni des matériaux comme les reliures, les agrafes et les couvertures. Vous passez trop de temps à trier des piles de documents et à les déchiqueter dans un petit bureau, ce qui engendre une perte de productivité et des dépenses supplémentaires pour votre organisation. L’équipement RecordXpress est conçu pour détruire facilement de grandes quantités de matériel en quelques secondes.

La sous-traitance de vos exigences en matière de destruction de documents réduit le risque de violations internes liées au traitement des documents par les personnes chargées du déchiquetage. La destruction de l’information à RecordXpress se fait rapidement, en grande quantité, avec très peu de manipulation de la part de nos CSR. Les documents déchiquetés sont également mélangés à des documents de différentes organisations, ce qui rend impossible la reconstitution de renseignements confidentiels. Ce n’est pas le cas pour les petites déchiqueteuses de bureau. C’est pourquoi la sous-traitance est le choix le plus sûr pour votre entreprise.

Types de services

Déchiquetage à l’interne
Si vous entreposez des documents dans notre centre, nous vous enverrons une liste des documents devant être détruits en fonction de la période de conservation prévue pour que vous l’examiniez et nous donniez votre autorisation. Une fois votre approbation obtenue, nous récupérerons les boîtes et en déchiquetons le contenu selon vos indications.

Déchiquetage ponctuel
Si vous n’entreposez pas de boîtes dans nos locaux, vous pouvez les déposer à l’un de nos centres de traitement. Sinon, nous pouvons les ramasser dans vos locaux et les transporter de façon sécuritaire à notre centre pour le déchiquetage.

Déchiquetage à horaire fixe
Pour les services de destruction à horaire fixe, RecordXpress installe des consoles bien verrouillées dans vos locaux qui contiennent des sacs verts en nylon à cordon spécialement conçus. Ces consoles offrent une protection sans compromis, avec une fente d’alimentation innovante de 1,5 pouce capable d’accepter jusqu’à 400 feuilles de papier à la fois. Seules les personnes autorisées au sein de votre entreprise peuvent déverrouiller les consoles pour accéder aux documents déposés.

Selon un horaire prédéterminé, un représentant du service à la clientèle présélectionné et assuré que RecordXpress ramasse les sacs verts des consoles, les scelle et les transporte à notre camion. Il place un nouveau sac vert dans la console avant de la verrouiller, tout en veillant à perturber le moins possible votre lieu de travail. La technologie de coupe transversale de RecordXpress déchiquette en toute sécurité les documents en morceaux de moins de 5/8 de pouce (deux centimètres). Le papier déchiqueté est ensuite mis en ballots pour recyclage dans un assortiment de différents produits de papier.

RecordXpress fournit des services de consoles et/ou de bacs qui peuvent être programmés pour le ramassage à des fréquences hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles ou sur appel pour répondre à vos besoins.

Déchiquetage en vrac (purge)
En plus d’un horaire prédéterminé pour le ramassage en vue du déchiquetage, nous offrons également des services de déchiquetage sur appel. De temps à autre, les organisations peuvent constater qu’elles ont besoin de services de destruction de documents supplémentaires, et RecordXpress est là pour les satisfaire. Les organisations recherchent souvent ce type de service dans le cadre d’un déménagement de bureau ou lorsque les fichiers archivés ne sont plus nécessaires.

Pour les services de purge impromptus, les documents sont placés dans les bacs ou les boîtes de l’organisation ou dans les bacs en plastique sécurisés de RecordXpress. Les bacs du client sont transportés à RecordXpress pour la destruction des documents en toute sécurité.

Destruction de supports autre que le papier
Pour nos clients qui ont des informations sur des supports autres que le papier, RecordXpress a développé des processus sécurisés pour détruire les supports d'entreposage de bureau courants tels que les disquettes, les CD, les vidéos, les DVD, les disques durs et les bandes audio. Nos déchiqueteuses uniques sur place sont dotées de la technologie et de la puissance nécessaires pour décomposer tout, du tissu au plastique, en passant par l’électronique et les métaux. RecordXpress reconnaît que si les matériaux ne sont pas éliminés de façon sécuritaire, l’investissement financier de vos activités de recherche et développement, l’intégrité de votre image de marque et la loyauté de vos clients pourraient être menacés.

Destruction de supports autres que le papier:
▪ CD-ROM/CD-R/DVD
▪ Sauvegardes informatiques
▪ Radiographies
▪ Disques durs
▪ Cassettes vidéo
▪ Cassettes
▪ Jetons de casino
▪ Échantillons de produits
▪ Prototypes

Destruction d’effets autres que des documents:
▪ Chèques
▪ Devises
▪ Cartes à jouer
▪ Coupons promotionnels
▪ Carton
▪ Billets de loterie
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Si vous souhaitez assister au déchiquetage de vos documents, veuillez en faire la demande au moment de communiquer avec nous et nous organiserons une observation en personne ou en ligne sécurisée. Pour garantir que vos documents sont détruits en conséquence, nous prenons les précautions de sécurité suivantes:

• Seul le personnel autorisé du client peut faire une demande de destruction (les boîtes sont entreposées à RecordXpress), qui doit être accompagnée d’un mot de passe et d’une signature valide.
• La liste des documents à détruire doit être soumise au client pour examen et approbation avant le début du processus de déchiquetage.
• Tous les employés sont soumis à une vérification poussée de leurs antécédents criminels au moment de leur embauche et de façon régulière tout au long de leur mandat, et ils sont également cautionnés au moment de leur embauche.
• Le matériel à déchiqueter est soumis à une vérification physique et par système au moyen de codes-barres comme mesure de protection contre la destruction accidentelle.
• Tous les services de déchiquetage sont accompagnés d’un certificat de destruction confirmant la destruction du matériel.

Vous souhaitez organiser un événement de déchiquetage? Communiquez avec nous aujourd’hui et nous serons heureux de soutenir votre cause. Nous soutenons avec passion les collectivités locales et contribuons à la sensibilisation au recyclage et à la réduction des émissions de carbone.