Secteur juridique
La gestion des documents juridiques de façon organisée et sécuritaire peut s’avérer être une tâche difficile pour la plupart des cabinets d’avocats. Les systèmes de gestion des dossiers sur papier nécessitent de l’expertise et du temps, deux denrées souvent en quantité limitée pour maintenir la conformité, l’accessibilité et l’efficacité. De plus, le personnel disponible est souvent surchargé par des priorités impliquant des dossiers opérationnels et de conformité, des enquêtes sur des affaires urgentes et des responsabilités.
Chez RecordXpress, nous travaillons avec vous pour comprendre vos besoins et vos priorités afin de créer une solution globale qui s’harmonise avec vos obligations juridiques, éthiques et envers vos clients. Notre gamme complète de services vous donne le plein contrôle sur le cycle de vie de vos documents juridiques.
Entreposage de documents juridiques et services connexes
RecordXpress s’adresse aux entreprises qui apprécient une approche spécialisée de la tenue de leurs documents tout en réaffectant des locaux d'entreposage coûteux grâce à nos services de gestion des documents évolutifs de première qualité. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour élaborer un programme efficace qui intègre :
• Processus simplifiés automatiques
• Conformité réglementaire
• Accès simple et facile aux dossiers
• Tarification concurrentielle
Voici les solutions d'entreposage et de service courants qui peuvent être regroupées et personnalisées :
• Entreposage de documents
• Entreposage en chambre forte
• Destruction de documents certifiée NAID
• Numérisation à la demande
• Livraison de documents standard et accélérée
• Indexation
• Numérisation de documents papier
• Utilisation gratuite de la salle de consultation
• Accès en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 au moyen du portail Web « Mon compte »
Notre système de gestion des documents et de l’information, à la pointe de la technologie, associé au suivi par code-barre, à la traçabilité des véhicules par GPS, à la vérification systématique des antécédents du personnel et à la formation continue, assure une chaîne de possession sécurisée, ce qui se traduit par une expérience client conforme, fiable et transparente.
Destruction physique et électronique de données
Les disques durs et divers supports d'entreposage que l’on retrouve dans divers équipements, comme les photocopieurs, les numériseurs et les ordinateurs, conservent en cache des renseignements confidentiels et de nature délicate sur vos clients.
Nos spécialistes de la destruction des actifs informatiques élaboreront un programme conforme à vos normes environnementales, sociales et de gouvernance pour gérer de manière efficace et durable votre matériel en fin de vie grâce à la destruction et au recyclage certifiés NAID, ou en combinaison avec la démagnétisation.
Nous offrons également des services de déchiquetage de documents sécurisés qui sont parfaitement conçus pour éliminer les documents juridiques hautement confidentiels.
